各部門、單位：
一年一度的檔案歸檔工作開始了，為了及時(shí)、準(zhǔn)確、規(guī)范地完成2024年度檔案歸檔工作，請(qǐng)各部門（單位）根據(jù)《浙江工業(yè)大學(xué)之江學(xué)院檔案管理辦法（2025年修訂）》（附件1）的要求，對(duì)本部門（單位）在2024年度辦學(xué)過程中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料進(jìn)行整理歸檔，現(xiàn)將歸檔的具體要求和有關(guān)事宜通知如下：
1.主要檔案材料
歸檔文件包括紙質(zhì)、電子、光盤、照片、錄音、錄像、實(shí)物以及其它各種形式和載體的檔案。紙質(zhì)檔案除了財(cái)會(huì)檔案由財(cái)務(wù)與審計(jì)部臨時(shí)保管三年外，其余均須每年歸檔移交至學(xué)院檔案室。電子檔案包括與移交的紙質(zhì)檔案相匹配的掃描件及Word文檔，重要數(shù)據(jù)及報(bào)表等相關(guān)資料。聲像檔案包括重大活動(dòng)的錄音、錄像、照片及說明文字等。電子檔案、聲像檔案（附上新聞稿）刻光盤2套或存入U(xiǎn)盤、硬盤移交檔案室，實(shí)物檔案包括榮獲省部及以上獎(jiǎng)勵(lì)的證書、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、錦旗等。
2.重點(diǎn)整理重大活動(dòng)、重大專題檔案及部門（單位）核心檔案的收集，避免重要檔案材料的缺失。
3.歸檔的文件材料必須完整齊全，保持其原始性（原件）。通過OA系統(tǒng)形成的文件，要求提交紅頭的正式文件1份（含發(fā)文稿紙），公章、簽發(fā)單等齊全，簽發(fā)單必須簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)手簽簽名。
4.各類歸檔材料蓋章、簽名務(wù)必齊全。
5.每張畢業(yè)生照片背面應(yīng)附文字說明，文字說明應(yīng)包括拍攝時(shí)間、二級(jí)學(xué)院、屆、專業(yè)班級(jí)名稱、每位教師（注明職務(wù)）和學(xué)生在照片中的位置以及未參加拍照畢業(yè)生的姓名（詳細(xì)要求見附件2）。
6.各部門（單位）向?qū)W院檔案室移交檔案材料時(shí)，需辦理交接手續(xù)。填寫并打印檔案材料移交登記表（附件3）一式兩份，交接雙方簽字蓋章。檔案材料移交登記表及其電子版由檔案室和立卷歸檔部門分別保存。
7.各部門（單位）兼職檔案員及歸檔材料形成的崗位管理人員對(duì)照本部門的歸檔范圍，仔細(xì)整理后，于2025年6月底之前移交學(xué)院檔案室。
檔案室聯(lián)系人：王麗輝 陶琳瑜，聯(lián)系電話：0575-81112802，郵箱：[email protected]。
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